Centre d'aide
Configurez votre académie, étape par étape
Tout ce qu'il faut pour lancer votre club sur OSS Academy et le gérer au quotidien, sans avoir besoin de nous écrire. Cherchez avec vos mots : « élèves », « cotisation », « faire l'appel ».
Démarrer
Créer votre compte, votre académie et faire vos premiers réglages.
Créer votre compte et votre académie
Installer l'application ou ouvrir la version web, créer votre compte, déclarer votre académie et vérifier votre email avant de commencer.
Configurer votre académie en cinq étapes avec l'assistant
L'assistant de configuration qui s'ouvre à votre première connexion : sports, logo, adresses, premiers cours, équipe, élèves et essai gratuit.
Activer votre essai gratuit et choisir votre abonnement OSS Academy
L'offre Découverte, le plan Essentiel à 30 € par mois ou 300 € par an, la carte bancaire qui règle votre abonnement à la plateforme, et comment résilier ou reprendre cet abonnement.
Lire votre Vue d'ensemble chaque matin
La page d'accueil de votre espace de gestion : les cours du jour, les actions qui bloquent, la santé de l'académie en neuf tuiles et les commandes rapides.
Mon académie
Profil du club, salles, page publique et paramètres.
Renseigner le profil de votre académie
Logo, nom, sports pratiqués, fuseau horaire, devise, contact et réseaux : les informations que vos élèves voient de votre club.
Déclarer vos salles et vos lieux d'entraînement
Ajouter, modifier ou supprimer une adresse, désigner la salle principale et rattacher chaque cours au bon lieu.
Ouvrir votre page publique et la partager
Activer la page vitrine de votre académie sur oss-academy.com, choisir sa couverture, ses couleurs et les sections affichées, puis partager son adresse.
Déclarer vos fédérations et suivre les licences
Activer la CFJJB, France Judo, France Jujitsu ou l'IBJJF, savoir ce que chacune débloque et où se saisissent les licences de vos membres.
Choisir les onglets de la barre du bas pour vos membres
Choisir les pages affichées dans la barre du bas de l'application pour toute l'académie : deux raccourcis pour tous, un troisième pour les élèves, le reste dans l'onglet Plus.
Membres
Inviter, valider, organiser et suivre vos adhérents.
Inviter vos élèves : code, lien de partage et tutoriel
Trois façons de faire rejoindre votre académie à vos adhérents, et quoi faire quand un élève n'y arrive pas.
Valider les demandes d'adhésion à votre club
Approuver un nouvel élève, lui donner un rôle, et gérer les cas particuliers : refus, blocage, membre inactif.
Gérer vos membres : trouver, exporter, changer un rôle, bloquer ou exclure
Rechercher et filtrer vos membres, exporter la liste en CSV, nommer un professeur ou un co-propriétaire, bloquer ou exclure un membre, cacher la liste des élèves et choisir quels gérants reçoivent quels emails.
Repérer les membres qui ne viennent plus
Lister les élèves sans présence depuis 7 à 90 jours pour les rappeler avant qu'ils ne partent pour de bon.
Demander un certificat médical et les autres documents obligatoires
Configurer les pièces à fournir (certificat médical, autorisation parentale, licence, droit à l'image), valider les envois et suivre les expirations.
Créer un compte pour un élève sans smartphone, un enfant ou un membre qui ne veut pas d'appli
Créer un compte géré sans email ni mot de passe, l'inscrire et le suivre à sa place, puis le transférer à l'élève ou à un parent le jour venu.
Renseigner les contacts d'urgence de vos élèves
Ajouter la personne à prévenir en cas de blessure depuis la fiche de chaque membre, et rendre cette information obligatoire à l'inscription.
Cours
Créneaux, récurrences, supports pédagogiques et inscriptions.
Créer un cours récurrent : toutes les options du formulaire
Sport, niveau, professeur, lieu, fréquence, jours, capacité et date de fin : tout ce que vous pouvez régler quand vous créez un créneau.
Réserver un cours aux abonnés et choisir les produits qui y donnent accès
Exiger un abonnement pour s'inscrire à un cours, lier les bons produits, et inscrire d'office les membres qui doivent y être.
Modifier, déplacer, annuler ou supprimer un cours
Changer une règle ou une seule séance, consulter les inscrits d'une séance, décaler un cours, l'annuler proprement, et arrêter un créneau sans perdre l'historique.
Régler les inscriptions aux cours : liste d'attente, ouverture des réservations et pénalité d'absence
La file d'attente sur les cours complets, le délai d'ouverture des réservations, la suspension des élèves qui réservent sans venir, les membres à prévenir et la levée d'une suspension.
Créer votre bibliothèque de supports et recueillir les notes de vos élèves
Publier des techniques en vidéo ou en texte, les classer par tags, les attacher à un cours et lire ce que vos élèves en ont compris.
Présences
Faire l'appel, QR code et suivi de l'assiduité.
Choisir comment vos élèves valident leur présence : QR code par cours ou QR code unique
Un QR code généré par le professeur à chaque séance, ou un QR code permanent affiché à l'accueil : choisir le mode, afficher le QR code de l'académie et autoriser le scan libre.
Faire l'appel d'un cours
Marquer les présents, les retards et les absents d'une séance, générer le QR code depuis l'appel, repérer les élèves non en règle et suivre les heures de vos professeurs.
Abonnements et paiements
Tarifs, encaissements, relances et facturation.
Connecter Stripe pour encaisser par carte bancaire
Activer le paiement en ligne de votre académie : carte, Apple Pay, Google Pay, prélèvement SEPA et mensualités automatiques, en quelques minutes.
Choisir les moyens de paiement que vous acceptez
Carte bancaire, prélèvement SEPA, espèces, chèques, virement, bons CAF, Pass Sport, chèques vacances : activez ce que votre club accepte vraiment, et réglez des modes différents pour vos abonnements et votre boutique.
Créer un produit d'abonnement : choisir le bon type
Mensuel, annuel, saison, pack de cours, cours d'essai : choisir le type qui correspond à votre tarif, le nommer, fixer le prix et le relier aux cours.
Régler la facturation d'un produit : mensualités, engagement, prorata et jour de prélèvement
Paiement en plusieurs fois, engagement mensuel, premier paiement au prorata, date de fin et frais : les réglages de facturation d'un produit expliqués un par un.
Limiter ce que donne un produit : nombre de cours, quota, durée d'accès et visibilité
Pack de séances, quota de cours par semaine ou par mois, accès limité dans le temps, fenêtre de vente, badge promo et produit réservé à certains élèves.
Regrouper plusieurs tarifs sous un seul abonnement (adulte, étudiant, enfant)
Créer un groupe de produits pour proposer plusieurs tarifs d'une même formule sous une seule entrée dans le catalogue de vos élèves.
Inscrire un élève à un produit vous-même et enregistrer un paiement hors ligne
Créer l'abonnement d'un élève depuis votre espace, répartir son règlement entre espèces, bons et carte, valider les paiements en attente, générer les factures et retirer une inscription enregistrée par erreur.
Publier vos CGV pour vendre des abonnements avec engagement
Rédiger vos conditions générales de vente à partir du modèle, les publier, gérer les versions, et savoir ce que l'élève accepte au moment de payer.
Renseigner votre entité juridique pour émettre des factures
Raison sociale, SIRET, adresse, régime de TVA et numérotation : ce qu'il faut remplir pour que vos élèves reçoivent des factures en règle.
Suivre vos encaissements : paiements, abonnements, tableau de bord et prévisions
Retrouver un paiement, vérifier l'état des abonnements de vos membres, lire votre tableau de bord financier et anticiper vos revenus des douze prochains mois.
Gérer vos produits : fiche, abonnés, restrictions et archives
Retrouver un produit, réorganiser le catalogue, ouvrir la fiche d'un produit pour voir ses abonnés et la période couverte, le réserver à une tranche d'âge ou à un genre, le dupliquer, le supprimer et consulter les produits archivés.
Progression et suivi
Grades, statistiques et élèves à surveiller.
Définir les critères de passage de grade et enregistrer une graduation
Créer un parcours de graduation par ceinture, choisir ses critères, voir quels élèves sont prêts et enregistrer le passage de grade sur leur fiche.
Repérer les élèves en difficulté et lire vos statistiques
Le tableau d'attention signale les élèves qui notent mal les supports, les statistiques montrent la vie de l'académie, le journal garde la trace de chaque action.
Classement, profil combattant et condition physique : ce que voient vos élèves
Comprendre le classement par assiduité et par compétition, le profil combattant nourri par les notes de supports et la condition physique déclarée par l'élève.
Ne rien oublier avec l'onglet À faire
L'onglet À faire de l'agenda rassemble les appels à marquer, les documents et résultats à valider et les paiements à régulariser, générés automatiquement.
Organiser un challenge (concours) et remettre les lots
Créer un challenge d'assiduité ou de compétition, choisir qui peut y participer, le publier, attribuer les lots par rang puis confirmer leur remise aux gagnants.
Attirer des élèves
Cours d'essai, prospects, page publique et widget.
Créer une offre de cours d'essai
Proposer un cours d'essai gratuit ou payant aux nouveaux venus : règles, validation des demandes, infos pratiques, tarif et cours ouverts à l'essai.
Suivre vos prospects du premier clic à l'abonnement
Lire votre tunnel d'acquisition, traiter les demandes de cours d'essai, suivre chaque prospect et savoir d'où il vient.
Diffuser vos cours d'essai : widget sur votre site, liens courts et QR codes
Mettre la réservation d'essai sur votre site, créer un lien court et un QR code par canal, et savoir d'où viennent vos prospects.
Personnaliser les emails de relance de vos prospects
Réécrire avec vos mots les deux emails envoyés après un cours d'essai : objet, titre, message, variables, bouton d'action et retour au texte OSS Academy.
Modules optionnels
Boutique, compétitions, kiosque et fonctions avancées.
Ajouter des frais de dossier, une licence ou un kimono à un abonnement (add-ons)
Proposer ou imposer un article de la boutique au moment où l'élève souscrit : frais d'inscription, licence fédérale, kimono, en une seule facture.
Installer une tablette de pointage à l'accueil (borne kiosque)
Appairer une tablette, choisir le mode Public ou Privé, laisser vos élèves pointer en arrivant et suivre les passages en direct depuis votre poste.
Organiser un stage, un open mat ou un séminaire
Créer un événement, bâtir son programme et ses tarifs, le publier, puis gérer les inscrits et les billets le jour J.
Ouvrir votre boutique : kimonos, rashguards et commandes
Créer vos articles avec leurs tailles et couleurs, choisir comment vous êtes payé, publier, puis suivre les commandes jusqu'à la remise au cours.
Suivre les compétitions de votre équipe et valider les résultats
Ce que vos élèves déclarent, comment vous validez leurs résultats, comment inscrire l'équipe et lire les statistiques de compétition du club.
Publier une actualité ou un sondage dans le fil de l'académie
Annoncer une information à tous vos membres, épingler l'essentiel, lancer un sondage et gérer vos posts.
Gérer les licences CFJJB de vos membres, saison par saison
Activer l'affiliation, relier les produits qui incluent la licence, suivre chaque membre de « non payé » à « confirmé », exporter le fichier d'envoi et poser les restrictions.
Connecter ChatGPT ou Claude à votre club
Ajouter OSS Academy depuis l'annuaire de Claude ou de ChatGPT pour interroger votre club en langage courant (planning, élèves, grades, dossiers), puis suivre et couper chaque connexion.
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