Le planning est le squelette de votre académie : les inscriptions, les présences et les statistiques en découlent. Un cours se crée une fois et se répète tout seul, vous ne le ressaisissez jamais. Le formulaire tient sur une seule page, ce tutoriel le parcourt bloc par bloc.
1. Sport, niveau, couleur et titre
Le bouton Nouveau cours ouvre le formulaire. En haut, vous décrivez le cours tel que vos élèves le verront.
- Sport : si votre académie n’en pratique qu’un, il est déjà sélectionné. Sinon, choisissez-le, il alimente les statistiques par discipline.
- Niveau de difficulté : Tous niveaux, Débutant, Intermédiaire ou Avancé. Facultatif, mais utile pour qu’un nouveau ne se retrouve pas en cours compétition.
- Couleur d’affichage : facultative, elle colore toutes les séances de ce cours dans le planning. Une couleur par discipline ou par public (adultes, enfants) rend le calendrier lisible d’un coup d’œil.
- Titre : c’est ce que vos élèves lisent dans leur agenda. Préférez « JJB Débutants Mardi » à « Cours 3 ».
- Description et Matériel requis (kimono, protège-dents, rashguard) évitent les questions à l’accueil.
Une photo peut être ajoutée en haut du formulaire : elle habille le cours dans l’agenda des élèves.
2. Professeur, assistants et lieu
Le professeur assigné voit le cours dans son espace, peut faire l’appel et suivre son groupe. Un créneau sans professeur fonctionne, mais personne ne pourra faire l’appel depuis son propre compte : il reste marqué Prof non assigné.
Les professeurs assistants peuvent aussi faire l’appel et voir le cours dans leur espace. Ajoutez-les quand deux coachs se relaient.
Le lieu est votre salle principale par défaut. Changez-le si le cours se donne ailleurs, c’est ce que l’élève voit avant de partir.
3. Fréquence, date de début et durée
- Fréquence : Hebdomadaire couvre presque tous les cas. Quotidien sert à un stage, Mensuel ou Annuel à un rendez-vous ponctuel qui revient à date fixe.
- Tous les : l’intervalle. Laissez 1 pour un cours chaque semaine, mettez 2 pour un cours une semaine sur deux.
- Date et heure de début : la première séance. L’heure est celle de votre académie, pas celle de l’appareil qui saisit.
- Durée : en minutes, 90 par défaut. Elle fixe l’heure de fin affichée dans l’agenda.
4. Jours de la semaine et aperçu
En fréquence hebdomadaire, cochez les jours où le cours a lieu. Un créneau du mardi et du jeudi se crée en une fois, à la même heure : il n’y a pas deux cours à saisir.
L’aperçu du calendrier montre les prochaines séances générées avant même d’enregistrer. Si un jour manque ou qu’un jour est en trop, vous le voyez ici.
5. Capacité maximale
Laissez vide pour un cours sans limite. Renseignez un nombre quand le tatami ou l’encadrement l’imposent : passé ce nombre, le cours est complet et les élèves ne peuvent plus s’inscrire. C’est aussi la condition pour que la liste d’attente serve à quelque chose.
6. Fin de récurrence
Trois modes :
- Date de fin : le cours s’arrête à cette date. C’est le bon choix pour une saison qui se termine en juin.
- Nombre d’occurrences : le cours a lieu N fois, 100 au maximum. Pratique pour un cycle de dix séances.
- Sans date de fin : le cours se répète tant que vous ne l’arrêtez pas.
Vous pourrez revenir sur ce choix plus tard en modifiant le cours. Cliquez ensuite sur Créer la récurrence.
7. Vérifier en vue calendrier
L’onglet Calendrier affiche la semaine telle que vos élèves la verront. C’est le meilleur moyen de repérer deux cours qui se chevauchent sur la même salle, ou un créneau oublié. Prenez ce réflexe après chaque modification de planning.
Si le résultat n’est pas celui attendu
L’heure du cours est décalée d’une heure. L’heure d’un cours est enregistrée dans le fuseau horaire de votre académie. Une règle créée en hiver et consultée en été peut sembler décalée si le fuseau de l’académie n’est pas le bon. Vérifiez-le dans le profil de l’académie, puis modifiez l’heure du cours si besoin.
Le cours n’apparaît pas dans le planning. Trois causes fréquentes : la date de fin est déjà passée, aucun jour n’est coché en fréquence hebdomadaire, ou la date de début est dans le futur et vous regardez la semaine en cours. Ouvrez le cours avec Modifier et contrôlez ces trois champs.