Un stage, un open mat ou un séminaire ne rentre pas dans le planning hebdomadaire : dates propres, tarif à part, places comptées. Le module Événements gère tout cela, de l’annonce au scan des billets à l’entrée. C’est un module optionnel, activé par défaut.
1. Créer le brouillon
Le bouton Créer un événement ouvre le formulaire. Vous y décrivez l’événement dans ses grandes lignes :
- Image de couverture, titre (« Stage d’été 2026 ») et type : stage, open mat, séminaire, interclubs ou autre.
- Début et fin : la fenêtre globale, toutes les séances du programme devront tenir dedans.
- Lieu : l’adresse principale, un bloc du programme peut en avoir une autre.
- Capacité maximale : 0 pour un événement sans limite.
- Moyens de paiement : paiement en ligne par carte, paiement sur place, ou les deux. Le paiement en ligne suppose Stripe actif sur votre académie.
- Informations pratiques (accès, parking, vestiaires) et matériel requis.
Créer le brouillon enregistre sans rien publier. Rien n’est visible tant que vous n’avez pas cliqué sur Publier.
2. Le programme
Dans la fiche de l’événement, l’onglet Programme liste les composants : une séance ou un créneau répété.
Ajouter un composant demande un nom, un type, un professeur de l’académie ou un intervenant externe, un lieu, une difficulté, une durée et la première séance. Cochez Répéter ce créneau pour un stage de plusieurs jours : fréquence, jours et fin de la récurrence (fin de l’événement, jusqu’à une date, ou après N séances) génèrent les séances d’un coup.
Une séance qui saute se retire avec Annuler la séance, sans toucher au reste. Le crayon d’un composant le modifie ; sa corbeille ouvre Supprimer le composant, qui retire le composant et toutes ses séances.
3. Les tarifs
L’onglet Tarifs définit ce que les participants paient. Ajouter un tarif : un nom, un prix (0 pour un événement gratuit), et trois options qui font la différence :
- Réservé aux membres : un tarif adhérent, invisible pour les extérieurs.
- En vente jusqu’au : ferme la vente à une date, pratique pour un tarif early bird.
- Places limitées : contingent propre à ce tarif, vide pour illimité.
Un tarif dépassé s’archive et se réactive, il ne se supprime pas tant que des gens y sont inscrits.
4. La galerie et les témoignages
Sous les informations de l’onglet Infos, deux blocs habillent la page publique de l’événement. Ils sont disponibles dès le brouillon enregistré, et ne se modifient plus une fois l’événement annulé.
- Galerie de médias : jusqu’à 12 médias. Ajouter une photo depuis votre ordinateur ou votre téléphone, ou collez un Lien YouTube (vidéo ou Short) puis Ajouter la vidéo. Chaque média accepte une Légende. Le premier média est la bannière de la page publique : Monter et Descendre changent l’ordre, donc le héros.
- Témoignages : jusqu’à 20 avis d’une édition précédente. Ajouter un témoignage demande le Nom de l’auteur et le Témoignage, puis, en option, le Club, une Couleur d’accent, une Note sur 5, la Photo de l’auteur et le Logo du club. Ils s’affichent sous la galerie, dans l’ordre de la liste. Aucune moyenne n’est calculée à partir des notes.
Chaque bloc a son Aperçu élève pour vérifier le rendu avant de publier.
5. Publier
Le bloc Avant de publier vous dit ce qui manque : au moins une séance programmée et au moins un tarif actif. Tant que ce n’est pas le cas, Publier refuse.
Une fois publié, l’événement apparaît pour vos membres dans l’onglet Événements de l’académie, dans leur agenda, et leurs billets dans Mes billets. Il est aussi listé sur votre page publique, dans « Événements à venir », pour les extérieurs. Le lien direct vers la page de l’événement fonctionne même hors de l’application.
Une fois l’événement publié, deux actions apparaissent en haut de sa fiche. Page publique propose un Aperçu visiteur, qui ouvre la page dans le navigateur sans être connecté, exactement comme un visiteur la voit, ou Ouvrir dans l’app, plus rapide mais avec vos outils staff visibles. Partager le lien copie l’adresse de la page dans la version web (message Lien copié), ou ouvre le partage du téléphone dans l’application mobile.
6. Le jour J
L’onglet Inscrits liste les participants et le nombre de passages scannés. Scanner les billets ouvre la caméra : chaque billet est validé une fois, un billet déjà scanné, une inscription annulée ou un paiement restant dû sont signalés à l’entrée.
Pour un participant qui règle sur place, Encaisser enregistre le moyen de paiement et une note. Le QR code de l’événement s’affiche à l’accueil pour que les retardataires s’inscrivent eux-mêmes. Créer un visuel produit une affiche prête à poster, et le partage dans le fil crée un post lié à l’événement.
Si vous devez annuler
Annuler l’événement prévient tous les inscrits par email et rembourse automatiquement les paiements en ligne. Les paiements encaissés sur place sont à rendre de votre côté. L’événement reste visible avec la mention annulé, ce qui évite qu’un participant se déplace pour rien.