Après un cours d’essai, l’application relance le prospect deux fois à votre place : le lendemain, puis trois jours après. Par défaut, ces emails portent un texte écrit par OSS Academy. Vous pouvez le remplacer par le vôtre, avec le ton de votre club, sans rien changer au reste de l’email.
1. Savoir quand part chaque relance
Deux relances existent, et seulement deux :
- Relance J+1 : le lendemain du cours, pour demander comment il s’est passé ;
- Relance J+3 : trois jours après, pour inviter à rejoindre l’académie.
Elles ne partent qu’aux prospects marqués présents à leur cours d’essai, à l’adresse email qu’ils ont donnée en réservant. Le compte à rebours démarre au moment où la réservation est marquée Présent, pas à l’heure du cours : un appel fait le soir même donne une relance le lendemain soir. Un prospect absent, ou dont la présence n’a jamais été pointée, ne reçoit rien.
Vous ne pouvez pas couper une relance : vous choisissez son texte et la présence du bouton, pas son envoi. Les rappels envoyés avant le cours (24 h et 2 h avant) et l’email de confirmation de réservation restent écrits par OSS Academy.
2. Ouvrir la liste des relances
Dans le menu de gestion, rubrique Acquisition, l’entrée Emails de relance ouvre la liste. Vous y arrivez aussi depuis la carte du même nom sur la Vue d’ensemble de l’acquisition.
Chaque relance affiche l’objet qui part aujourd’hui et un badge :
- Texte OSS Academy : vous n’avez rien modifié, le prospect reçoit le texte par défaut ;
- Votre texte : au moins un élément de cette relance a été modifié par vous.
Cliquez sur une relance pour l’ouvrir.
3. Écrire votre texte
L’onglet Écrire est pré-rempli avec le texte qui part aujourd’hui : vous partez de l’email réel et le retouchez, jamais d’une page blanche. Trois champs sont à vous :
- Objet de l’email : ce que le prospect voit dans sa boîte de réception (120 caractères au maximum) ;
- Titre : le grand titre en haut de l’email (70 caractères au maximum) ;
- Message : le corps de l’email, obligatoire (1 500 caractères et 40 lignes au maximum).
Le message accepte une mise en forme simple : **gras**, *italique*, les listes à puces ou numérotées, les titres, les citations et les liens [libellé](https://...). Le HTML n’est pas accepté, et un lien doit commencer par https://.
Si vous videz l’objet ou le titre, ce champ reprend le texte OSS Academy. Le message, lui, ne peut pas rester vide.
Enregistrer en bas de l’écran s’active dès que vous avez modifié quelque chose. Seuls les champs que vous changez passent en « Votre texte » : si vous ne réécrivez que l’objet, le titre et le message restent ceux d’OSS Academy.
4. Insérer les variables
Au-dessus du Message, des puces proposent les variables de cette relance, par exemple {prenom}, {academie} et {offre}. Un clic sur une puce l’ajoute à la fin du message : déplacez-la ensuite là où vous la voulez. Vous pouvez aussi les taper vous-même, dans l’objet, le titre ou le message, avec une seule accolade de chaque côté.
À l’envoi, {prenom} devient le prénom du prospect, {academie} le nom de votre académie et {offre} le nom de l’offre qu’il a réservée. Une variable inconnue, ou mal orthographiée, est refusée à l’enregistrement avec la liste des variables valides.
5. Garder ou retirer le bouton
Le bloc Bouton d’action montre le bouton ajouté sous votre message. Son libellé et sa destination sont imposés : il mène le prospect à la création de son compte, ou à sa connexion s’il en a déjà un. Vous ne pouvez pas le modifier.
Vous décidez en revanche s’il est présent. Désactivez Inclure le bouton si la création d’un compte n’est pas une étape de votre parcours, par exemple si vos élèves s’inscrivent et paient au comptoir : la relance part alors sans bouton, comme un simple email d’information. Le réglage vaut pour cette relance seulement, la J+1 et la J+3 se règlent séparément.
6. Vérifier avec l’aperçu
L’onglet Aperçu montre l’email tel qu’il partira, avec le texte à l’écran, même pas encore enregistré. Le nom de votre académie y est le vrai ; le prénom et l’offre sont des exemples, puisqu’il n’y a pas encore de prospect derrière l’écran. Le bouton pointe vers un lien d’exemple.
Si quelque chose ne passe pas (message vide, variable inconnue, texte trop long), l’aperçu affiche Aperçu impossible avec la raison : c’est exactement ce qu’Enregistrer refusera.
7. Revenir au texte OSS Academy
Sur une relance personnalisée, le bouton Revenir au texte OSS Academy apparaît en bas de l’onglet Écrire. Après confirmation, tout votre texte de cette relance est supprimé, bouton compris : la relance repart avec le texte et les réglages par défaut, et son badge redevient Texte OSS Academy.
Si un prospect n’a pas reçu la relance
Vérifiez d’abord sur sa fiche, dans le bloc Suivi des emails, ce qui est indiqué pour chaque relance. Puis, dans l’ordre :
- sa réservation est-elle bien marquée Présent ? Changer seulement son statut commercial ne suffit pas, c’est la présence sur la réservation qui déclenche les relances ;
- le délai est-il écoulé ? Comptez un jour, puis trois, à partir du moment où la présence a été pointée ;
- son adresse email est-elle correcte ? Elle apparaît en haut de sa fiche.