Tous vos élèves ne passent pas par l’application pour payer. Certains règlent au comptoir en espèces, d’autres apportent un chèque ou un bon CAF. Vous pouvez créer leur abonnement vous-même et enregistrer ce que vous avez encaissé, pour que leur accès aux cours et vos comptes restent justes.
1. Créer un abonnement pour un élève
Depuis vos abonnements actifs (entrée Abonnements membres du menu), le bouton Créer un abonnement ouvre le formulaire. Choisissez l’élève, le produit, et vérifiez le montant total.
Le montant est prérempli avec le prix du produit. Vous pouvez le modifier si vous avez négocié un tarif particulier.
2. Répartir le paiement entre plusieurs moyens
Un même règlement peut mélanger plusieurs moyens : 200 euros en espèces, 100 euros de bon CAF, le reste par carte. Cochez chaque mode et saisissez son montant. La ligne Reste à répartir doit tomber à zéro.
Seuls les moyens que vous avez activés dans vos modes de paiement sont proposés. Un bon manque ? Activez-le d’abord.
3. Paiement déjà encaissé ou lien de paiement
Si l’argent est déjà dans la caisse, cochez Paiement déjà encaissé : les paiements hors ligne sont marqués confirmés et l’abonnement est validé immédiatement. L’élève voit ses cours dès sa prochaine ouverture de l’application.
Sinon, laissez la case vide : l’abonnement est créé en attente. Pour la part réglée par carte, l’élève reçoit un lien de paiement et règle depuis son téléphone.
4. Ajouter un paiement ou une réduction plus tard
Un élève qui paie en deux fois au comptoir, ou à qui vous accordez une remise famille ? Ouvrez son abonnement, puis Modifier l’inscription.
Ajouter un paiement enregistre un nouveau versement avec son mode. Ajouter une réduction baisse le montant dû, avec une note pour vous en souvenir : « Remise famille », « Réduction fidélité ». Le récapitulatif en bas montre ce qui a été payé et ce qui reste.
5. Valider les paiements en attente
Quand un élève choisit lui-même espèces ou chèque dans l’application, son paiement arrive dans votre file Paiements en attente. Il y reste jusqu’à ce que vous confirmiez avoir reçu l’argent.
Ouvrir les paiements en attente
L’écran a trois onglets, chacun avec son compteur :
- À valider : les règlements hors ligne (espèces, chèque, virement, bons) que vous seul pouvez confirmer. C’est le seul onglet qui attend une action de votre part.
- À payer : les paiements en ligne que l’élève doit finaliser lui-même, comme un lien de paiement par carte pas encore utilisé, ou un paiement en échec. Relancez l’élève : vous ne pouvez pas payer à sa place.
- Programmés : les échéances par carte ou prélèvement SEPA qui partiront automatiquement, et les prélèvements SEPA en cours de règlement. Il n’y a rien à faire, Stripe s’en charge. Pendant le règlement d’un prélèvement SEPA, l’élève a déjà accès à ses cours.
Passez sur À valider après chaque cours où vous avez encaissé au comptoir. Un paiement non validé laisse l’élève sans accès aux cours réservés aux abonnés.
6. Suivre le détail d’une inscription
Cliquez sur un élève dans les paiements en attente, ou sur une ligne de l’historique des paiements : le détail de son inscription s’ouvre, avec le montant réglé sur le total et le reste à payer.
Les paiements y sont rangés en quatre blocs :
- Paiements à valider, avec le bouton Valider sur chaque règlement hors ligne, ou la mention Attente élève quand c’est à l’élève de payer ;
- Paiements échoués ;
- Paiements validés ;
- Échéances à venir, pour un paiement en plusieurs fois.
Sur un produit avec engagement, un récapitulatif par période d’engagement remplace le simple cumul : Année 1, Année 2 (ou Période 1, Période 2 selon la durée), chacune avec ce qui a été payé, et la période en cours signalée.
Sur un paiement validé, Générer la facture crée la facture de ce paiement. Elle se télécharge ensuite avec Télécharger la facture, une fois la mention « PDF en cours de génération » disparue. Le bouton n’apparaît que si la configuration de facturation de l’académie est complète, et jamais sur une réduction, qui n’est pas un encaissement.
7. Retirer une inscription enregistrée par erreur
Mauvais produit attribué, élève qui ne vient finalement pas : Retirer l’abonnement met fin à une inscription réglée hors ligne, depuis le bloc Actions du détail.
Après confirmation, l’élève perd son accès et les paiements pas encore encaissés sont annulés. Les paiements déjà encaissés et leurs factures sont conservés : remboursez l’élève de votre côté si c’est le cas. L’action est irréversible.
Le bouton n’apparaît que si Stripe n’a encaissé aucun argent sur cette inscription. Un abonnement payé par carte ou par prélèvement SEPA se rembourse et se résilie par Stripe, pas par ce bouton.
Si l’élève ne voit toujours pas ses cours
Vérifiez que l’abonnement n’est pas resté en attente, puis que le produit choisi donne bien accès aux cours concernés. Un produit sans cours inclus ouvre l’accès à rien.