Tous vos élèves ne passent pas par l’application pour payer. Certains règlent au comptoir en espèces, d’autres apportent un chèque ou un bon CAF. Vous pouvez créer leur abonnement vous-même et enregistrer ce que vous avez encaissé, pour que leur accès aux cours et vos comptes restent justes.
1. Créer un abonnement pour un élève
Depuis vos abonnements actifs (entrée Abonnements membres du menu), le bouton Créer un abonnement ouvre le formulaire. Choisissez l’élève, le produit, et vérifiez le montant total.
Le montant est prérempli avec le prix du produit. Vous pouvez le modifier si vous avez négocié un tarif particulier.
2. Répartir le paiement entre plusieurs moyens
Un même règlement peut mélanger plusieurs moyens : 200 euros en espèces, 100 euros de bon CAF, le reste par carte. Cochez chaque mode et saisissez son montant. La ligne Reste à répartir doit tomber à zéro.
Seuls les moyens que vous avez activés dans vos modes de paiement sont proposés. Un bon manque ? Activez-le d’abord.
3. Paiement déjà encaissé ou lien de paiement
Si l’argent est déjà dans la caisse, cochez Paiement déjà encaissé : les paiements hors ligne sont marqués confirmés et l’abonnement est validé immédiatement. L’élève voit ses cours dès sa prochaine ouverture de l’application.
Sinon, laissez la case vide : l’abonnement est créé en attente. Pour la part réglée par carte, l’élève reçoit un lien de paiement et règle depuis son téléphone.
4. Ajouter un paiement ou une réduction plus tard
Un élève qui paie en deux fois au comptoir, ou à qui vous accordez une remise famille ? Ouvrez son abonnement, puis Modifier l’inscription.
Ajouter un paiement enregistre un nouveau versement avec son mode. Ajouter une réduction baisse le montant dû, avec une note pour vous en souvenir : « Remise famille », « Réduction fidélité ». Le récapitulatif en bas montre ce qui a été payé et ce qui reste.
5. Valider les paiements en attente
Quand un élève choisit lui-même espèces ou chèque dans l’application, son paiement arrive dans votre file Paiements en attente. Il y reste jusqu’à ce que vous confirmiez avoir reçu l’argent.
Ouvrir les paiements en attente
Passez-y après chaque cours où vous avez encaissé au comptoir. Un paiement non validé laisse l’élève sans accès aux cours réservés aux abonnés.
Si l’élève ne voit toujours pas ses cours
Vérifiez que l’abonnement n’est pas resté en attente, puis que le produit choisi donne bien accès aux cours concernés. Un produit sans cours inclus ouvre l’accès à rien.