Tout ce qui est encaissé, en carte comme au comptoir, se retrouve dans la rubrique Comptabilité & Facturation. Quatre écrans se complètent : l’historique des paiements pour chercher une opération, les abonnements pour savoir qui est à jour, le tableau de bord pour la vue d’ensemble, et les prévisions pour anticiper.
1. L’historique des paiements
L’écran Paiements a deux onglets. Historique liste chaque opération avec l’élève, le produit, le montant, la méthode, le statut et la date. À valider regroupe les règlements hors ligne que vous devez confirmer, avec le reste à encaisser et le montant en retard.
Filtrez par période, par statut (confirmé, en validation, à payer, échoué, annulé, remboursé) et par méthode (carte, SEPA, espèces, chèque, bons). Un badge Essai signale un paiement issu d’un cours d’essai. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail de l’inscription concernée : tous ses paiements, validés, à valider, échoués et à venir, avec leurs factures. Quand un débit a payé à la fois un abonnement et des articles, la ligne montre les deux parts et le lien Voir le panier.
Sur ordinateur, Exporter CSV produit le fichier de la période filtrée, prêt pour votre comptable.
2. Les abonnements de vos membres
Les filtres de statut répondent aux questions du quotidien : Actifs pour qui est à jour, À régulariser pour qui a un paiement en échec, En attente pour qui n’a pas encore payé, Résiliation prévue pour qui partira à la prochaine échéance, Expirés et Annulés pour l’historique.
Le détail d’un abonnement montre l’échéancier, les paiements confirmés et en attente, et les CGV acceptées. Pour une inscription réglée hors ligne, le bouton Retirer l’abonnement y met fin, après confirmation.
Un badge Prend le relais le suivi d’une date signale un réabonnement anticipé : l’élève s’est déjà réabonné, et le nouvel abonnement démarrera à la fin de l’actuel. Les deux lignes du même élève ne sont donc pas un doublon, ne supprimez rien. Un badge Démarre le indique un achat dont l’élève a choisi la date de début.
Pour inscrire vous-même un élève, le bouton Créer un abonnement est en haut de cet écran. Le tutoriel « Inscrire un élève à un produit vous-même » détaille la suite.
3. Le tableau de bord financier
Ouvrir le tableau de bord financier
En haut, le graphique Finances montre vos chiffres mois par mois, sur quatre onglets : Revenus, Paiements, Abonnements pour les nouvelles souscriptions, et Prévision. Sous le graphique, le total et la moyenne mensuelle, et sur l’onglet Revenus votre meilleur mois. Cliquez sur une barre pour voir le chiffre du mois.
Sur l’onglet Prévision, les flèches décalent la fenêtre de mois, et le bloc Prévision cash apparaît dessous : ce qui est attendu sur les 3 prochains mois, réparti entre engagé et projeté. Détails ouvre les prévisions complètes, décrites plus bas.
Pour le reste de l’écran, choisissez la période en haut à droite. Les quatre indicateurs donnent le revenu total, le confirmé, les paiements en attente (dont en retard) et le nombre d’abonnements actifs. En dessous : les revenus par produit, le statut des paiements, les modes de paiement et réductions, les dernières souscriptions et les paiements en retard.
Le bloc Stripe montre votre solde disponible, le prochain virement et l’historique des virements vers votre banque. C’est là que vous vérifiez qu’un virement est bien parti.
Le bloc Paiements contre-remise liste les règlements en bons encore en attente : bons CAF, chèques vacances, Chèques Sport, Chèque Connect, Pass Sport, Pass+, Carte Blanche et BAZ. C’est votre liste des bons à transmettre aux organismes qui les remboursent, avec leur nombre et leur total.
4. Les prévisions de revenus
La projection couvre les douze prochains mois. Engagé correspond aux échéanciers déjà planifiés et aux mensualités sous engagement : cet argent est quasi certain. Projeté correspond aux abonnements reconductibles que l’élève peut résilier. Le pourcentage « de vos revenus sont déjà engagés » mesure la solidité de votre trésorerie.
Le tableau Détail par mois sert à repérer un creux, typiquement en fin de saison, et à préparer une offre de rentrée avant qu’il n’arrive.
Si un élève dit avoir payé
Cherchez-le d’abord dans l’Historique des paiements, en filtrant sur son nom et la période. S’il a réglé en espèces ou en chèque depuis l’application, son paiement attend dans Paiements en attente : validez-le et son accès s’ouvre. Il n’y a pas de bouton de relance automatique : quand un paiement carte a échoué, l’abonnement passe À régulariser et c’est à vous de contacter l’élève.