Tout ce qui est encaissé, en carte comme au comptoir, se retrouve dans la rubrique Comptabilité & Facturation. Quatre écrans se complètent : l’historique des paiements pour chercher une opération, les abonnements pour savoir qui est à jour, le tableau de bord pour la vue d’ensemble, et les prévisions pour anticiper.
1. L’historique des paiements
L’écran Paiements a deux onglets. Historique liste chaque opération avec l’élève, le produit, le montant, la méthode, le statut et la date. À valider regroupe les règlements hors ligne que vous devez confirmer, avec le reste à encaisser et le montant en retard.
Filtrez par période, par statut (confirmé, en validation, à payer, échoué, annulé, remboursé) et par méthode (carte, SEPA, espèces, chèque, bons). Un badge Essai signale un paiement issu d’un cours d’essai. Cliquez sur une ligne pour le détail : référence, échéance, date de confirmation, part abonnement et part articles.
Sur ordinateur, Exporter CSV produit le fichier de la période filtrée, prêt pour votre comptable.
2. Les abonnements de vos membres
Les filtres de statut répondent aux questions du quotidien : Actifs pour qui est à jour, À régulariser pour qui a un paiement en échec, En attente pour qui n’a pas encore payé, Résiliation prévue pour qui partira à la prochaine échéance, Expirés et Annulés pour l’historique.
Le détail d’un abonnement montre l’échéancier, les paiements confirmés et en attente, et les CGV acceptées. Le bouton Retirer l’abonnement y met fin, après confirmation.
3. Le tableau de bord financier
Ouvrir le tableau de bord financier
Choisissez la période en haut à droite. Les quatre indicateurs donnent le revenu total, le confirmé, les paiements en attente (dont en retard) et le nombre d’abonnements actifs. En dessous : les revenus par produit, le statut des paiements, les modes de paiement et réductions, les dernières souscriptions et les paiements en retard.
Le bloc Stripe montre votre solde disponible, le prochain virement et l’historique des virements vers votre banque. C’est là que vous vérifiez qu’un virement est bien parti.
4. Les prévisions de revenus
La projection couvre les douze prochains mois. Engagé correspond aux échéanciers déjà planifiés et aux mensualités sous engagement : cet argent est quasi certain. Projeté correspond aux abonnements reconductibles que l’élève peut résilier. Le pourcentage « de vos revenus sont déjà engagés » mesure la solidité de votre trésorerie.
Le tableau Détail par mois sert à repérer un creux, typiquement en fin de saison, et à préparer une offre de rentrée avant qu’il n’arrive.
Si un élève dit avoir payé
Cherchez-le d’abord dans l’Historique des paiements, en filtrant sur son nom et la période. S’il a réglé en espèces ou en chèque depuis l’application, son paiement attend dans Paiements en attente : validez-le et son accès s’ouvre. Il n’y a pas de bouton de relance automatique : quand un paiement carte a échoué, l’abonnement passe À régulariser et c’est à vous de contacter l’élève.