Quand un cours affiche complet, trois choses vident quand même le tatami : la place libérée à 18 h 45 qui reste vide, l’élève qui réserve toutes les séances du mois d’un coup, et celui qui réserve puis ne vient pas. L’écran Réglages des cours a un réglage pour chacune : la file d’attente, l’horizon de réservation et la pénalité en cas d’absence.
1. Ouvrir les réglages des cours
Dans le menu de gestion, rubrique Cours & pédagogie, l’entrée Réglages des cours regroupe le comportement des inscriptions pour toute l’académie. Chaque réglage vaut pour tous vos cours d’un coup, il n’y a rien à refaire créneau par créneau.
2. Activer la file d’attente
Activez l’interrupteur File d’attente. À partir de là, sur un cours complet, le bouton d’inscription devient « rejoindre la file d’attente ».
Dès qu’un inscrit se désinscrit, le premier de la file est inscrit automatiquement et notifié. Vous n’avez rien à arbitrer, et l’ordre d’arrivée est respecté. Un élève en file d’attente qui ne veut plus venir peut la quitter lui-même.
3. Fixer une capacité sur les cours concernés
La file d’attente ne sert que si un cours peut être complet. Un cours sans capacité maximale ne l’est jamais. Ouvrez chaque créneau concerné avec Modifier et renseignez le nombre de places dans le champ Capacité maximale, en bas du formulaire. Les cours sans limite restent ouverts à tous, file d’attente ou non.
4. Fixer l’ouverture des réservations
L’horizon et la pénalité ne concernent que les réservations faites par les élèves (ou par un parent pour son enfant). Un élève que vous inscrivez vous-même, un élève inscrit d’office sur un créneau, ou un élève qui scanne le QR code unique de l’académie en arrivant (avec le scan libre autorisé) n’est jamais bloqué.
Activez Horizon de réservation, puis choisissez dans Ouverture des réservations combien de jours avant le cours on peut réserver : 3, 7, 14 ou 30 jours.
Les réservations ouvrent à minuit, heure de l’académie, le jour choisi. Avec 7 jours, un cours du lundi 19 h devient réservable le lundi précédent dès 0 h. Un élève qui essaie plus tôt voit « Réservations pas encore ouvertes » avec la date d’ouverture. La file d’attente suit la même règle.
5. Activer la pénalité en cas d’absence
Activez Pénalité en cas d’absence. Un élève qui a réservé et n’est pas venu est alors suspendu de nouvelles réservations dans votre académie pendant la durée choisie. Il est prévenu par une notification et, s’il essaie de réserver, voit « Réservations suspendues » avec la date de fin. La suspension protège les places réservées, pas l’accès au tatami : vous pouvez toujours l’inscrire vous-même, et si votre académie utilise le QR code unique avec le scan libre, il peut scanner en arrivant.
Est compté absent tout élève réservé qui n’a pas scanné le QR code ou que le professeur a marqué absent. Ne comptent jamais :
- un cours où personne n’a été validé présent : il est considéré comme « appel non fait », ce qui vous protège d’un oubli ;
- un cours annulé ;
- une réservation faite avec un pack de cours ou un cours d’essai ;
- un élève que vous avez désinscrit vous-même.
La règle ne s’applique qu’aux cours qui ont lieu après son activation : activer la pénalité ne sanctionne pas les absences des jours précédents. L’absence est relevée au plus tôt 12 heures après le début du cours, ce qui laisse au professeur le temps de faire ou de corriger l’appel.
Réglez ensuite les quatre lignes qui apparaissent :
- Durée de la suspension : 3, 7, 14 ou 30 jours. La suspension se termine à minuit, heure de l’académie. Une nouvelle absence pendant une suspension la prolonge, sans additionner les durées.
- Absences avant suspension : dès la première absence, ou après 2, 3 ou 5 absences. C’est la marge que vous laissez aux oublis isolés.
- Absences comptées sur : la période sur laquelle ces absences se cumulent, de 30 jours à un an. Elle n’apparaît que si vous tolérez plusieurs absences. Une absence plus ancienne sort du compte, et le compteur repart de zéro après chaque suspension.
- Annulation tardive : une désinscription moins de 2, 6, 12 ou 24 heures avant le cours compte comme une absence. Choisissez « Ne pas sanctionner les annulations » pour ne compter que les absences pures.
6. Prévenir les élèves avant la suspension
La ligne Membres à prévenir des réglages, aussi présente dans le menu de gestion sous Cours & pédagogie, liste les élèves qui ont déjà une ou plusieurs absences comptées sans être encore suspendus, le plus exposé en tête. Chacun affiche son compte (« 2 absences comptées sur 3 ») et ce qu’il lui reste avant la suspension. Vos professeurs y ont accès aussi : ce sont eux qui peuvent en parler en fin de cours. La liste ne se remplit que si vous tolérez plusieurs absences : suspendu dès la première, personne n’est « à prévenir ».
7. Lever une suspension
La ligne Membres suspendus ouvre la liste des élèves suspendus, avec le motif (absence non honorée ou annulation tardive) et la date de fin. Lever la suspension lui permet de réserver à nouveau tout de suite, et il en est prévenu par une notification.
Vous n’avez souvent rien à faire : marquer l’élève présent, en retard ou absent justifié sur le cours manqué, depuis l’appel, lève la suspension automatiquement. C’est la façon de corriger un élève venu sans scanner.
Si vous voulez tout arrêter
Désactivez Pénalité en cas d’absence : plus aucune suspension ne s’applique, tous vos élèves peuvent réserver immédiatement. Si vous la réactivez plus tard, seuls les cours suivant la réactivation comptent pour de nouvelles absences. Attention : une suspension dont la date de fin n’est pas encore passée s’applique de nouveau à la réactivation. Levez-la dans Membres suspendus si ce n’est pas ce que vous voulez.