La licence CFJJB se collecte chaque saison, membre par membre, puis part à la fédération en un fichier. L’application tient le registre à votre place : qui a payé, qui est parti dans l’envoi, qui a reçu son numéro officiel. Tout passe par des fichiers, il n’y a pas de connexion automatique avec la fédération.
1. Activer l’affiliation
Dans Fédérations, activez CFJJB. L’entrée CFJJB apparaît alors dans le menu Académie, avec la colonne « Licence CFJJB » dans votre liste de membres et un rappel côté élève pour déclarer un numéro existant.
2. Les produits qui incluent la licence
L’onglet Produits sert à déclarer les produits dont le prix comprend la licence : un abonnement annuel « licence incluse » ou un article de boutique « Licence CFJJB ». Tous les élèves qui l’ont acheté passent automatiquement en payé pour la saison, sans pointage manuel.
Si vous n’avez pas encore d’article, Créer l’article licence en génère un en brouillon, avec son prix et sa période de vente.
3. Suivre la saison
L’onglet Licence liste les saisons ; ouvrez la saison en cours.
Chaque membre a un état, dans l’ordre : Non payé, Payé par l’élève, Envoyé, Réglé à la CFJJB, Confirmé. Il est aussi étiqueté Renouvellement ou Nouveau. Les actions font avancer l’état : Marquer payé par l’élève, Marquer envoyé, Marquer réglé à la CFJJB, Confirmer le numéro officiel. Une licence partie à la fédération ne revient pas en arrière.
Quand la fédération renvoie ses numéros, Confirmer les retours les saisit en lot. Le bloc Rappels liste les élèves qui n’ont rien déclaré ou dont la déclaration est à valider.
4. Exporter pour la fédération
Exporter propose trois fichiers :
- Export d’envoi CFJJB : les membres payés, pas encore envoyés, au profil complet. Après téléchargement, l’application propose de les marquer envoyés.
- Export suivi complet : tout le monde, avec payé, envoyé et confirmé.
- Export relance non payés : la liste à rappeler.
Le fichier fédération demande genre, date de naissance, téléphone, adresse et parents. Rendez ces champs obligatoires dans Documents requis, sinon les profils incomplets sont exclus de l’export et signalés.
5. Les restrictions
L’onglet Restrictions pose deux règles : bloquer les présences sans licence confirmée et bloquer l’inscription sans cotisation payée. Avant de sauvegarder, l’écran affiche combien d’élèves seraient bloqués, pour que vous ne coupiez pas l’accès à la moitié du club un mardi soir.
Si un membre reste « non payé » alors qu’il a payé
Soit son paiement est passé par un produit non déclaré (déclarez-le, puis Resynchroniser), soit il a réglé hors application : marquez-le payé à la main.