La licence CFJJB se collecte chaque saison, membre par membre, puis part à la fédération en un fichier. L’application tient le registre à votre place : qui a payé, qui est parti dans l’envoi, qui a reçu son numéro officiel. Tout passe par des fichiers, il n’y a pas de connexion automatique avec la fédération.
1. Activer l’affiliation
Dans Fédérations, activez CFJJB. L’entrée CFJJB apparaît alors dans la rubrique Académie du menu (réservée au propriétaire et aux co-propriétaires), et votre liste de membres gagne une colonne « Licence CFJJB ».
Pour que vos élèves déclarent un numéro qu’ils ont déjà, créez un document requis de type Licence fédérale pour la CFJJB : leurs réponses remontent dans la saison, dans le bloc Rappels et dans le tri entre renouvellements et nouveaux licenciés.
2. Les produits qui incluent la licence
L’onglet Produits sert à déclarer les produits dont le prix comprend la licence : un abonnement annuel « licence incluse » ou un article de boutique « Licence CFJJB ». Tous les élèves qui l’ont acheté passent automatiquement en payé pour la saison, sans pointage manuel. La saison se choisit en haut de l’onglet : dès juin, c’est la saison suivante qui est proposée, pour que vous prépariez la rentrée pendant que l’année en cours se termine.
Déclarer un produit existant ouvre l’écran de sélection. Le champ Rechercher un produit ou un article… et les filtres Tous, Abonnements, Boutique, Non déclarés et Archivés vous aident à retrouver le bon produit. Au départ, le filtre Non déclarés est actif et masque les produits déjà déclarés : retirez-le pour les voir, grisés et marqués du logo CFJJB. Cochez-en autant que nécessaire, puis cliquez sur Déclarer pour la saison : l’application confirme la liste et marque payés tous les acheteurs d’un coup. Tout désélectionner repart de zéro.
Si vous n’avez pas encore d’article, Créer l’article licence en génère un. Le nom est prérempli (« Licence CFJJB 2026–2027 »), le prix est obligatoire, et l’article est visible par défaut du 1er juin au 31 août de l’année suivante. Il est créé en brouillon, donc invisible dans la boutique tant que vous ne l’avez pas publié, et il est déjà déclaré pour la saison.
Chaque produit déclaré indique combien d’élèves il couvre. L’icône à côté de ce nombre ouvre la saison filtrée sur ce produit ; Retirer le filtre revient à tous les membres. Si des élèves couverts ne sont pas encore marqués payés, un bandeau le signale : Synchroniser les rattrape.
Pour retirer un produit (icône corbeille), l’application demande confirmation : les membres que CE produit avait marqués payés repassent en non payé, les marquages manuels et ceux venus d’un autre produit ne bougent pas. Si une seule de ces licences est déjà partie à la CFJJB, le retrait est refusé en entier et rien n’est modifié : une licence transmise à la fédération ne se reprend pas.
3. Suivre la saison
L’onglet Licence liste trois saisons : la saison en cours, la suivante (« Préparer la collecte et les dossiers ») et la Saison passée, pour retrouver un historique. Ouvrez celle qui vous intéresse ; une fois dedans, le sélecteur en haut de l’écran passe d’une saison à l’autre, jusqu’à trois saisons en arrière.
Chaque membre a un état, dans l’ordre : Non payé, Payé par l’élève, Envoyé, Réglé à la CFJJB, Confirmé. Les actions font avancer l’état : Marquer payé par l’élève, Marquer envoyé, Marquer réglé à la CFJJB, Confirmer n° officiel. Un renouvellement passe directement de payé à réglé, sans envoi.
Confirmer n° officiel apparaît quand le membre est Réglé à la CFJJB. Il ouvre une fenêtre où vous saisissez le numéro renvoyé par la fédération ; si le membre a déjà un numéro existant ou déclaré, il est prérempli, à reprendre ou à corriger. La date d’expiration est fixée automatiquement au 1er septembre de fin de saison. Le numéro rejoint les licences du membre, visibles depuis sa fiche.
Une erreur de clic ? Annuler ramène le membre à l’étape précédente, une étape à la fois, après confirmation. Annuler une confirmation laisse le numéro sur la fiche du membre : il sera proposé à la confirmation suivante.
Le bandeau en haut de la saison propose Comprendre le flow, qui résume ces étapes en sept points, et Ouvrir Documents Requis.
Pour vous y retrouver dans un gros club :
- les onglets Tous, À renouveler et Nouveaux séparent les renouvellements des premières licences ;
- les filtres Tous, Adhérents et Sans abonnement séparent les membres abonnés des autres, et la colonne Abonnement donne l’état de leur abonnement (Actif, À régulariser, En attente, Aucun) ;
- les filtres Non payés, Payés par l’élève, Envoyés, Réglés à la CFJJB et Confirmés affichent chacun leur nombre ;
- le champ Rechercher un membre… retrouve un élève par son nom ou son email ;
- une pastille rouge à côté du nom d’un membre payé signale un dossier incomplet : cliquez dessus pour voir les informations manquantes.
Confirmer les retours confirme en lot les membres Envoyés qui ont déjà un numéro existant ou déclaré, en reprenant ce numéro tel quel. Le bouton n’apparaît que s’il y en a au moins un. Pour un nouveau licencié sans numéro, saisissez celui que renvoie la CFJJB avec Confirmer n° officiel, membre par membre : il n’y a pas d’import du fichier retour de la fédération.
Le bloc Rappels liste les élèves qui n’ont rien déclaré, dont la déclaration est à valider ou a été rejetée. Il n’apparaît que si vous avez créé un document requis Licence fédérale pour la CFJJB.
Si des membres sont couverts par un produit sans être marqués payés, un bandeau prévient qu’ils n’apparaîtront pas dans l’export fédération. Resynchroniser les rattrape, Gérer les produits renvoie à l’onglet Produits.
4. Exporter pour la fédération
Exporter indique d’abord combien de membres partiront dans l’envoi et combien de membres payés restent bloqués, avec la raison. Il propose trois fichiers :
- Export d’envoi CFJJB (fichier Excel au modèle de la fédération) : les membres payés, pas encore envoyés, sans numéro de licence et au dossier complet. Un membre qui a déjà un numéro, comme un renouvellement, n’y figure pas. Après téléchargement, l’application propose de les marquer envoyés.
- Export suivi complet : tout le monde, avec payé, envoyé et confirmé.
- Export relance non payés : la liste à rappeler.
Le fichier fédération exige pour chaque membre le nom, le prénom, le genre, la date et la ville de naissance et l’adresse complète, plus son email et son téléphone s’il est majeur, ou les coordonnées de son responsable légal s’il est mineur. Un membre à qui il manque l’une de ces informations, ou un document requis du club, est exclu de l’export et signalé. Rendez ces champs obligatoires dans Documents requis pour les collecter avant la saison.
5. Les restrictions
L’onglet Restrictions pose deux règles : bloquer les présences sans licence confirmée et bloquer l’inscription sans cotisation payée. Les deux ne concernent que les cours de JJB et de grappling, pendant la saison en cours. Avant de sauvegarder, l’écran affiche combien d’élèves seraient bloqués, pour que vous ne coupiez pas l’accès à la moitié du club un mardi soir.
Si un membre reste « non payé » alors qu’il a payé
Soit son paiement est passé par un produit non déclaré (déclarez-le dans l’onglet Produits), soit le produit est déclaré mais la synchronisation n’a pas eu lieu (Resynchroniser dans la saison), soit il a réglé hors application : marquez-le payé à la main.