Une académie affiliée à une fédération a des obligations : licences à jour, saison à préparer, parfois des cours réservés aux licenciés. Déclarer vos fédérations dit à l’application lesquelles vous concernent et débloque les outils correspondants.
L’écran Fédérations se trouve dans la rubrique Académie du menu de gestion. Il est réservé au propriétaire et aux co-propriétaires de l’académie : vos professeurs ne le voient pas.
1. Activer une fédération
La liste Fédérations disponibles propose la CFJJB, France Judo, France Jujitsu et l’IBJJF. Cliquez sur Activer en face de celles auxquelles votre club est affilié : l’activation est immédiate.
Désactiver demande une confirmation, car les fonctionnalités liées disparaissent aussitôt pour votre académie. Rien n’est effacé pour autant : les licences de vos membres restent sur leur fiche, et les réglages de blocage CFJJB sont conservés (ils ne s’appliquent simplement plus). Réactiver la fédération les remet en service.
2. Ce que débloque chaque fédération
Sous la liste, un bloc ACTIVÉE · ACCÈS DÉVERROUILLÉS par fédération active résume les accès ouverts. Chaque ligne est cliquable et mène à l’écran concerné.
- CFJJB : c’est la seule fédération qui ajoute des outils dédiés.
- Gestion saison CFJJB ouvre le suivi des licences de la saison (paiement, envoi, numéro officiel). Une entrée CFJJB apparaît aussi dans la rubrique Académie de votre menu.
- Licence CFJJB dans la liste des membres ouvre votre liste de membres, qui gagne une colonne Licence CFJJB (voir plus bas).
- Blocage cours BJJ sans licence ouvre l’onglet Restrictions de la gestion CFJJB, où se règlent les deux blocages décrits au point 4.
- IBJJF : raccourcis vers vos compétitions et vers vos parcours de graduation.
- France Judo : raccourci vers vos compétitions.
- France Jujitsu : pas encore d’outil dédié.
Quelle que soit la fédération, l’activer la rend aussi disponible dans un document requis de type Licence fédérale (point 3). Activez seulement celles qui vous concernent.
3. Les licences de vos membres
Cet écran ne sert qu’à activer vos fédérations. Les numéros de licence se saisissent ailleurs, à trois endroits.
Dans la gestion CFJJB, pour la saison
C’est l’endroit principal pour la CFJJB. Vous y suivez chaque membre saison par saison, de Non payé à Confirmé. Quand la fédération vous renvoie un numéro, cliquez sur Confirmer n° officiel sur la ligne du membre (le bouton apparaît une fois le membre Réglé à la CFJJB) et saisissez-le : la date d’expiration est fixée automatiquement au 1er septembre de fin de saison. Le numéro est aussitôt ajouté aux licences du membre.
Le pas à pas complet est dans l’article Gérer les licences CFJJB de vos membres.
Dans la fiche d’un membre, pour toutes les fédérations
Dans la fiche d’un membre, le lien Licences fédérations ouvre la liste de ses licences, chacune avec son numéro et sa date d’expiration. Vous pouvez :
- Ajouter une licence : choisissez la fédération, saisissez le numéro (chiffres uniquement pour la CFJJB) et, si besoin, une date d’expiration ;
- ouvrir une licence pour la modifier ou la supprimer (la suppression est définitive, après confirmation) ;
- copier un numéro d’un clic.
Le membre peut aussi déclarer lui-même ses licences depuis son profil. Un numéro CFJJB saisi ici apparaît dans la gestion CFJJB comme N° existant/déclaré.
Avec un document requis, pour tout le club
Pour demander à tout le monde s’il a déjà une licence, créez un document requis de type Licence fédérale et choisissez la fédération. Chaque membre répond s’il possède déjà un numéro (et le donne) ou s’il n’a jamais été licencié. Vous validez chaque réponse à la main : l’approbation automatique n’est pas possible pour ce type, car c’est votre validation qui rattache la licence au membre. C’est le bon outil en début de saison.
Avec la CFJJB, ces réponses alimentent le bloc Rappels de la saison et le tri entre renouvellements et nouveaux licenciés.
La colonne Licence CFJJB de la liste des membres
Avec la CFJJB active, votre liste de membres affiche pour chacun une pastille de la saison en cours (par exemple 26/27). Survolez-la pour lire l’état : licence confirmée, en cours ou manquante. De mai à août, une seconde pastille montre ceux dont la licence de la saison suivante est déjà confirmée.
4. Les deux blocages CFJJB
Dans l’onglet Restrictions de la gestion CFJJB, deux règles indépendantes s’activent séparément :
- Bloquer l’inscription sans cotisation payée : un élève dont la cotisation de licence n’est pas marquée payée pour la saison ne peut pas s’inscrire aux cours.
- Bloquer les présences sans licence confirmée : vous ne pouvez pas marquer présent un élève dont le numéro officiel n’a pas encore été confirmé.
Les deux ne concernent que les cours de JJB et de grappling, et seulement la saison en cours. Avant de sauvegarder, l’écran affiche combien d’élèves seraient bloqués.
Si un élève est bloqué
- À l’inscription à un cours : sa cotisation CFJJB n’est pas marquée payée pour la saison en cours. Marquez-le payé par l’élève dans la saison, ou déclarez le produit qu’il a acheté dans l’onglet Produits. Vous pouvez aussi couper la règle le temps de régulariser.
- Au moment de la présence : son numéro officiel n’est pas encore confirmé. Confirmez-le dans la saison avec Confirmer n° officiel, ou coupez la règle.