Certificat médical, autorisation parentale, droit à l’image, licence : chaque saison ramène la même chasse aux papiers. Les documents requis la déplacent dans l’application. Vous dites ce qu’il faut fournir, chaque membre l’envoie depuis son profil, vous validez, et l’application surveille les dates d’expiration.
1. Ajouter un document
L’onglet Configuration liste vos documents. Ajouter un document ouvre le formulaire.
Les Modèles courants préremplissent les cas classiques : certificat médical, autorisation parentale, passeport sportif CFJJB, photo d’identité, décharge de responsabilité, règlement intérieur accepté, droit à l’image, et des champs de fiche comme l’adresse, le téléphone, la date et le lieu de naissance, le contact d’urgence, la catégorie de poids, le genre ou les coordonnées du père et de la mère. Autre part d’une page blanche. Touchez un modèle, puis ajustez ce qui doit l’être.
La Description est lue par le membre au moment d’envoyer : précisez ce que vous attendez (« certificat de moins de 3 mois, mention compétition »). Le Lien externe, facultatif, affiche un lien ou une image à consulter, par exemple votre règlement intérieur ou la charte du club.
Le type dit comment le membre répond :
- Fichier ou Photo pour un certificat ou une pièce d’identité ;
- Oui / Non pour un règlement accepté ;
- Texte court, Texte long, Nombre ou Date pour une information à saisir ;
- Liste de choix pour une réponse parmi celles que vous proposez, ajoutées une à une avec Ajouter un choix ;
- Champ de profil pour une donnée déjà présente dans sa fiche ;
- Licence fédérale pour un numéro de licence, proposé seulement si votre académie est affiliée à une fédération.
2. Organiser la liste
Cliquez sur un document pour le modifier. L’icône de corbeille le supprime après confirmation : les envois déjà reçus sont archivés, pas effacés.
Dès que vous avez deux documents, le bouton Réorganiser en haut de l’écran ouvre la liste à glisser : maintenez un document appuyé, déplacez-le, puis Valider l’ordre. C’est l’ordre dans lequel vos membres voient les documents à fournir : mettez le plus important en premier.
3. Configurer les règles
- Obligatoire : le membre peut rejoindre l’académie sans, mais une alerte en haut de son profil le lui rappelle jusqu’à ce qu’il l’ait fourni.
- Bloque l’inscription au cours et Bloque l’abonnement : sans document validé, impossible de s’inscrire à un cours ou de souscrire. Un document bloquant est forcément obligatoire. C’est le réglage d’un certificat médical.
- Approbation automatique : le document est validé dès l’envoi, sans passer par vous. Pratique pour un règlement accepté ou une photo. Une licence fédérale se valide toujours à la main.
- Public concerné : tous les membres, mineurs uniquement (autorisation parentale) ou majeurs uniquement.
- Validité en mois : passé ce délai, le document expire et redevient à fournir. Mettez 12 pour un certificat annuel, 0 pour un document sans expiration.
4. Valider les envois
L’onglet À valider rassemble ce que vos membres ont envoyé. Filtrez par En attente, Validées ou Rejetées, cherchez un élève, triez par date ou par document.
Ouvrir les documents à valider
Approuver propose une date d’expiration : laissez-la vide pour appliquer la validité par défaut, ou saisissez la date du certificat. Rejeter demande un motif, que le membre lit. Révoquer annule une validation déjà donnée, motif à l’appui.
Sur un envoi déjà validé, Modifier la validité change sa date de fin : pour prolonger un certificat, corriger une erreur de saisie, ou Retirer la date pour que le document reste valable sans limite. La nouvelle date doit être dans le futur.
5. Suivre les expirations
L’onglet Expirations liste les documents validés qui se terminent bientôt, les déjà expirés en tête. Un passage par mois suffit pour relancer les bonnes personnes avant qu’elles ne soient bloquées à l’inscription d’un cours.
6. Ce que fait l’élève
Depuis son Profil, l’entrée Documents requis liste ce qu’il doit fournir. Pour chaque document, il choisit un fichier, prend une photo ou pioche dans sa galerie, dans la limite de 10 Mo, puis envoie. Il peut remplacer un envoi. Tant qu’un document obligatoire manque, une alerte reste en haut de son profil.
Un document de type champ de profil lui demande simplement de compléter sa fiche.
Si un élève ne peut pas s’inscrire à un cours
Un document bloquant non validé en est la cause la plus fréquente. Regardez l’onglet À valider : son envoi attend peut-être juste votre clic.