Certificat médical, autorisation parentale, droit à l’image, licence : chaque saison ramène la même chasse aux papiers. Les documents requis la déplacent dans l’application. Vous dites ce qu’il faut fournir, chaque membre l’envoie depuis son profil, vous validez, et l’application surveille les dates d’expiration.
1. Ajouter un document
L’onglet Configuration liste vos documents. Ajouter un document ouvre le formulaire.
Les modèles courants préremplissent les cas classiques : certificat médical, autorisation parentale, passeport sportif CFJJB, photo d’identité, décharge de responsabilité, règlement intérieur accepté, droit à l’image, contact d’urgence. Le type dit comment le membre répond : un fichier ou une photo pour un certificat, oui / non pour un règlement accepté, un texte ou une date pour une information, un champ de profil pour une donnée déjà présente dans sa fiche, ou une licence fédérale pour un numéro de licence.
2. Configurer les règles
- Obligatoire : le membre peut rejoindre l’académie sans, mais une alerte en haut de son profil le lui rappelle jusqu’à ce qu’il l’ait fourni.
- Bloque l’inscription au cours et Bloque l’abonnement : sans document validé, impossible de s’inscrire à un cours ou de souscrire. Un document bloquant est forcément obligatoire. C’est le réglage d’un certificat médical.
- Approbation automatique : le document est validé dès l’envoi, sans passer par vous. Pratique pour un règlement accepté ou une photo. Une licence fédérale se valide toujours à la main.
- Public concerné : tous les membres, mineurs uniquement (autorisation parentale) ou majeurs uniquement.
- Validité en mois : passé ce délai, le document expire et redevient à fournir. Mettez 12 pour un certificat annuel, 0 pour un document sans expiration.
3. Valider les envois
L’onglet À valider rassemble ce que vos membres ont envoyé. Filtrez par En attente, Validées ou Rejetées, cherchez un élève, triez par date ou par document.
Ouvrir les documents à valider
Approuver propose une date d’expiration : laissez-la vide pour appliquer la validité par défaut, ou saisissez la date du certificat. Rejeter demande un motif, que le membre lit. Révoquer annule une validation déjà donnée, motif à l’appui.
4. Suivre les expirations
L’onglet Expirations liste les documents validés qui se terminent bientôt, les déjà expirés en tête. Un passage par mois suffit pour relancer les bonnes personnes avant qu’elles ne soient bloquées à l’inscription d’un cours.
5. Ce que fait l’élève
Depuis son Profil, l’entrée Documents requis liste ce qu’il doit fournir. Pour chaque document, il choisit un fichier, prend une photo ou pioche dans sa galerie, dans la limite de 10 Mo, puis envoie. Il peut remplacer un envoi. Tant qu’un document obligatoire manque, une alerte reste en haut de son profil.
Un document de type champ de profil lui demande simplement de compléter sa fiche.
Si un élève ne peut pas s’inscrire à un cours
Un document bloquant non validé en est la cause la plus fréquente. Regardez l’onglet À valider : son envoi attend peut-être juste votre clic.