Quand un élève saisit votre code d’invitation, il arrive par défaut dans une file de demandes que vous validez. C’est ce qui vous garantit de savoir exactement qui est sur vos tatamis.
1. Choisir entre validation manuelle et automatique
Ouvrir la validation des adhésions
L’écran de validation des adhésions porte un interrupteur Validation automatique. Activé, les membres qui saisissent votre code rejoignent l’académie directement, sans passer par vous.
C’est confortable pour un club qui ne communique son code qu’en interne. Laissez-le désactivé si votre code circule à l’extérieur, sur un flyer ou un réseau social : vous gardez la main sur qui entre.
Le reste de ce tutoriel décrit le fonctionnement avec validation manuelle.
2. Ouvrir la liste des demandes
Les demandes en attente sont signalées dans votre espace de gestion dès qu’elles arrivent. Vous y voyez le nom de la personne, son âge, son genre et son statut « En attente ».
3. Valider un élève
Validez la demande et l’élève devient membre de votre académie. Il voit alors votre planning et peut s’inscrire aux cours, dès lors qu’il a souscrit un abonnement qui les couvre.
Un élève validé mais sans abonnement voit les cours sans pouvoir s’y inscrire : c’est le comportement normal.
4. Attribuer un rôle
Ouvrir la liste de mes membres
Les actions sur un membre se trouvent derrière les trois points en bout de ligne : profil, rôle, validation, exclusion.
Par défaut, un nouveau membre est un élève. Vous pouvez le passer professeur si c’est un membre de votre équipe encadrante : il aura alors accès à ses cours, à l’appel et aux statistiques de son groupe.
Ne donnez le rôle de propriétaire qu’aux personnes qui doivent gérer le club entier, paiements compris.
5. Refuser, bloquer ou exclure
Il n’y a pas de bouton « Refuser » : pour écarter une demande, utilisez Exclure, qui la retire de votre académie sans supprimer le compte de la personne. Bloquer empêche un membre d’accéder à votre académie tant que vous ne le validez pas à nouveau. Exclure un membre déjà validé le sort du club, annule ses inscriptions aux cours, mais conserve son compte et son historique, ce qui est utile en cas de retour la saison suivante.
Membres inactifs
Un membre qui ne vient plus mais n’a pas été exclu reste dans vos effectifs. La liste des membres inactifs vous permet de faire le tri en fin de saison, sans perdre les données de ceux qui reviendront.