Conditions d'utilisation

1. Acceptation des conditions

En accedant ou en utilisant le Service, vous confirmez avoir lu, compris et accepte ces conditions. Si vous n'acceptez pas ces conditions, vous ne devez pas utiliser le Service.

Vous devez avoir au moins 16 ans pour utiliser ce Service. Si vous avez moins de 18 ans, vous declarez avoir obtenu le consentement de vos parents ou tuteurs legaux.

2. Description du Service

OSS Academy est une plateforme de gestion pour les academies de Brazilian Jiu-Jitsu. Le Service permet :

• La gestion des cours et des plannings
• Le suivi des presences et des progressions
• L'acces a des ressources pedagogiques
• La gestion des abonnements et paiements
• La communication entre membres d'une academie

3. Compte utilisateur

Creation de compte

Pour utiliser le Service, vous devez creer un compte avec des informations exactes et a jour. Vous etes responsable de la confidentialite de vos identifiants de connexion.

Responsabilite du compte

Vous etes responsable de toutes les activites effectuees sous votre compte. En cas d'utilisation non autorisee, vous devez nous en informer immediatement a contact@oss-academy.com.

Suspension et resiliation

Nous nous reservons le droit de suspendre ou de resilier votre compte en cas de violation de ces conditions ou de comportement inapproprie.

4. Regles d'utilisation

En utilisant le Service, vous vous engagez a :

• Respecter les autres utilisateurs
• Ne pas publier de contenu offensant, diffamatoire ou illegal
• Ne pas usurper l'identite d'autrui
• Ne pas tenter d'acceder sans autorisation aux systemes
• Ne pas utiliser le Service a des fins commerciales non autorisees
• Respecter les droits de propriete intellectuelle

5. Contenu utilisateur

Vous conservez vos droits sur le contenu que vous publiez (photos, commentaires, etc.). En publiant du contenu, vous nous accordez une licence non exclusive pour l'afficher dans le cadre du Service.

Nous nous reservons le droit de supprimer tout contenu qui viole ces conditions ou que nous jugeons inapproprie.

6. Abonnements et paiements

Tarification

Certaines fonctionnalites peuvent necessiter un abonnement payant. Les tarifs sont affiches avant tout achat et peuvent etre modifies avec un preavis de 30 jours.

Facturation

Les paiements sont traites par Stripe. En souscrivant un abonnement, vous autorisez le prelevement automatique selon la periodicite choisie (mensuelle ou annuelle).

Remboursements

Conformement au droit de retractation, vous pouvez demander un remboursement dans les 14 jours suivant votre premier paiement. Passe ce delai, les paiements ne sont pas remboursables.

7. Propriete intellectuelle

Le Service, son design, son code source, ses logos et tout son contenu sont la propriete exclusive d'OSS Academy SAS et sont proteges par les lois sur la propriete intellectuelle.

Vous n'etes pas autorise a copier, modifier, distribuer ou utiliser ces elements sans notre autorisation ecrite prealable.

8. Limitation de responsabilite

Le Service est fourni "tel quel". Nous ne garantissons pas que le Service sera disponible de maniere ininterrompue ou exempt d'erreurs.

Dans les limites permises par la loi, OSS Academy SAS ne pourra etre tenue responsable des dommages indirects, accessoires ou consecutifs resultant de l'utilisation du Service.

Nous ne sommes pas responsables des blessures survenues lors des entrainements ou competitions. L'utilisation du Service ne remplace pas les conseils d'un professionnel qualifie.

9. Modifications des conditions

Nous pouvons modifier ces conditions a tout moment. Les modifications significatives seront notifiees par email ou notification dans l'application au moins 30 jours avant leur entree en vigueur.

Votre utilisation continue du Service apres cette periode constitue votre acceptation des nouvelles conditions.

10. Resiliation

Vous pouvez resilier votre compte a tout moment depuis les parametres de l'application ou en nous contactant.

En cas de resiliation, vos donnees seront traitees conformement a notre Politique de Confidentialite. Les abonnements actifs restent dus jusqu'a la fin de la periode en cours.

11. Droit applicable

Ces conditions sont regies par le droit francais. Tout litige relatif a l'interpretation ou a l'execution de ces conditions sera soumis aux tribunaux competents de Paris, France.

12. Contact

Pour toute question concernant ces conditions d'utilisation, contactez-nous :

OSS Academy SAS

Email : contact@oss-academy.com

Annexe : sous-traitance des données des clubs (article 28 du RGPD)

Cette annexe fait partie des présentes conditions d'utilisation pour tout club qui utilise OSS Academy pour gérer ses membres. Elle encadre les traitements de données personnelles qu'OSS Academy réalise pour le compte du club.

1. Parties

Le club (association ou société) qui utilise OSS Academy pour gérer ses membres, ci-après « le Club », et OSS Academy SAS, éditrice de l'application, ci-après « OSS Academy ».

2. Objet et rôles

La présente annexe encadre les traitements de données personnelles qu'OSS Academy réalise pour le compte du Club quand celui-ci utilise l'application OSS Academy (application mobile, webapp, console d'administration) et le connecteur pour assistants IA décrit à la section 4.

• Le Club est responsable de traitement : il décide pourquoi et comment les données de ses membres, de leurs représentants légaux, de ses prospects et de ses professeurs sont traitées.
• OSS Academy est sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : elle traite ces données uniquement pour fournir le service au Club, sur ses instructions.

3. Description des traitements

• Nature : hébergement, enregistrement, consultation, mise à disposition des données du Club dans l'application ; envoi d'emails et de notifications ; transmission en lecture seule à l'assistant IA d'un utilisateur autorisé (section 4).
• Finalités : gestion des adhésions, des cours et des présences, des grades, des compétitions et des événements, des essais, des paiements et de la facturation ; communication du Club avec ses membres ; aide à l'organisation des cours par un assistant IA.
• Personnes concernées : membres adultes et mineurs ; titulaires de l'autorité parentale ; prospects qui réservent un essai ; professeurs, assistants et gérants du Club.
• Données, selon les fonctions utilisées par le Club : identité (nom, prénom, date de naissance, photo) ; coordonnées ; adhésion et abonnement ; présences et réservations ; grades et progression ; compétitions et palmarès ; dossiers d'inscription ; paiements et factures ; conditions physiques déclarées, dont l'état « blessé », donnée de santé au sens de l'article 9 du RGPD.
• Durée : la durée du contrat entre le Club et OSS Academy, puis la restitution ou la suppression prévue à la section 11.

4. Connecteur pour assistants IA

Le connecteur permet à un utilisateur autorisé du Club de poser des questions sur son club depuis son propre assistant IA (ChatGPT d'OpenAI ou Claude d'Anthropic), par exemple « qui est inscrit à mon cours de 18 h ? ». L'assistant interroge OSS Academy, qui lui renvoie une réponse calculée à la demande.

• Lecture seule : aucun outil du connecteur ne crée, modifie ou supprime une donnée.
• Qui peut le connecter : un gérant (propriétaire ou co-propriétaire) ou un professeur du Club, depuis son compte, après avoir saisi son mot de passe (et son code de double authentification s'il l'a activée) et coché les clubs qu'il ouvre. Certaines informations sont réservées aux gérants (nouveaux inscrits, dossiers d'inscription, élèves qui décrochent).
• Ce qui sort : uniquement les champs prévus par chaque outil, décrits dans l'analyse d'impact communiquée au Club sur demande. Les membres y sont désignés par leur prénom et l'initiale de leur nom. Un membre blessé peut être signalé comme « blessé », sans la nature de sa blessure. Aucune coordonnée (email, téléphone, adresse) ne sort.
• Durée d'une connexion : 90 jours au plus, puis l'utilisateur doit se reconnecter. L'utilisateur peut la couper à tout moment depuis l'application ; un gérant ou un professeur qui perd son rôle dans le Club perd l'accès au prochain appel.

Instruction du Club. En acceptant la présente annexe, le Club autorise ses gérants et ses professeurs à connecter un assistant IA à ses données dans ces conditions. Cette autorisation vaut instruction documentée au sens de l'article 28.3.a du RGPD. Le Club peut la retirer à tout moment par écrit à contact@oss-academy.com ; OSS Academy coupe alors les connexions existantes au Club dans un délai de 5 jours ouvrés.

Le fournisseur de l'assistant n'est pas un sous-traitant d'OSS Academy. L'assistant IA est choisi et souscrit par l'utilisateur, sous son propre compte et selon les conditions d'OpenAI ou d'Anthropic. OSS Academy n'a pas de contrat avec ces fournisseurs pour ce flux et ne les compte pas parmi ses sous-traitants ultérieurs : elle transmet la réponse d'un outil à l'assistant que l'utilisateur autorisé a lui-même connecté. En conséquence :

• le Club veille à ce que ses utilisateurs emploient de préférence une offre professionnelle de l'assistant, avec un contrat de traitement des données et sans entraînement des modèles sur les conversations. OSS Academy le recommande sur la page de connexion, sans pouvoir le vérifier ;
• ce qui est entré dans une conversation y reste selon les conditions du fournisseur. OSS Academy ne peut ni le consulter ni l'effacer. Seul l'utilisateur peut supprimer ses conversations ;
• le fournisseur traite les données aux États-Unis ; l'encadrement de ce transfert relève du contrat entre le fournisseur et l'utilisateur ou le Club.

Journal des appels. Chaque appel d'un outil est journalisé : quel utilisateur, avec quel assistant, sur quel club, quel outil, et quand. Ni les paramètres de la question, ni le contenu de la réponse, ni le nom des personnes qui y figurent ne sont journalisés. Ce journal est conservé un an. Chaque utilisateur voit ses propres appels dans l'application (page « Assistants IA ») ; sur demande du Club, OSS Academy lui fournit l'extrait qui concerne le Club, par exemple pour répondre à un membre qui demande qui a interrogé un assistant sur le club, et quand.

5. Obligations d'OSS Academy

OSS Academy s'engage à :

• traiter les données uniquement pour les finalités de la section 3 et sur instruction documentée du Club, y compris pour les transferts hors de l'Union européenne ; si une instruction lui paraît contraire au RGPD, elle en informe le Club immédiatement ;
• garantir la confidentialité : les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues au secret et formées à la protection des données ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité de l'article 32 du RGPD, décrites dans la politique de confidentialité ;
• ne recourir à un sous-traitant ultérieur que dans les conditions de la section 9 ;
• aider le Club à répondre aux demandes d'exercice des droits (accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité) : elle transmet sans délai toute demande reçue directement et fournit les extraits nécessaires, dont celui du journal des appels ;
• aider le Club à respecter ses obligations de sécurité, de notification des violations, d'analyse d'impact et de consultation préalable (article 28.3.f du RGPD) ; à ce titre, elle fournit au Club l'analyse d'impact du connecteur et ses révisions ;
• notifier au Club toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations de l'article 33.3 du RGPD dont elle dispose ;
• en fin de contrat, appliquer la section 11 ;
• mettre à disposition du Club les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe et permettre des audits dans les conditions de la section 10.

6. Obligations du Club

Le Club s'engage à :

• disposer d'une base légale pour chaque traitement et informer ses membres, les parents des membres mineurs et ses prospects, notamment de l'usage du connecteur ; OSS Academy lui fournit des modèles de textes sur demande ;
• ne saisir dans l'application que les données nécessaires, et aucune donnée de santé au-delà de ce que les fonctions prévoient ;
• veiller à ce que seuls ses gérants et professeurs en exercice aient un compte avec ces rôles, et retirer leur rôle à leur départ ;
• donner ses instructions par écrit et documenter ses choix de traitement.

7. Données de santé et mineurs

L'état « blessé » d'un membre est une donnée de santé. Il ne sort vers un assistant que sous la forme du seul mot « blessé », sans descriptif. Les membres mineurs sont traités comme les adultes par le connecteur ; le Club informe leurs représentants légaux à l'inscription.

8. Localisation et transferts

Les données du Club sont hébergées dans l'Union européenne, chez Scaleway, en France. Un transfert hors de l'Union par un sous-traitant ultérieur n'a lieu que s'il est encadré par une décision d'adéquation (dont le Data Privacy Framework entre l'UE et les États-Unis) ou par des clauses contractuelles types. Le transfert vers le fournisseur d'un assistant IA relève de la section 4.

9. Sous-traitants ultérieurs

Le Club donne une autorisation générale à OSS Academy de recourir aux sous-traitants ultérieurs listés ci-dessous. OSS Academy informe le Club de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance ; le Club peut s'y opposer pour un motif lié à la protection des données et, à défaut d'accord, résilier sans frais. OSS Academy impose à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations que celles de la présente annexe et reste responsable de leur exécution.

• Scaleway : hébergement de l'API, de la base de données et des fichiers (France) ;
• Grafana Labs (Grafana Cloud) : journaux techniques et traces ;
• Brevo : envoi des emails ;
• Expo : envoi des notifications push ;
• Sentry : remontée des erreurs de l'application ;
• PostHog : mesure d'usage de l'application ;
• Stripe : paiements en ligne (Stripe agit en partie comme responsable de traitement distinct).

Ni OpenAI ni Anthropic ne figurent dans cette liste : voir la section 4.

10. Audits

OSS Academy répond par écrit aux questionnaires raisonnables du Club sur la protection des données. Un audit sur place, ou par un auditeur indépendant tenu au secret, est possible au plus une fois par an, avec un préavis de 30 jours, aux frais du Club, sans accès aux données des autres clubs.

11. Fin du contrat

À la fin du contrat, au choix du Club exprimé par écrit, OSS Academy restitue les données dans un format courant puis les supprime, ou les supprime directement, dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale de conservation (notamment les pièces comptables et la journalisation des encaissements). Les connexions d'assistants IA au Club sont coupées dès la fin du contrat.